Bạn đã bao giờ tưởng tượng cảnh mùng 3 Tết, trong khi thiên hạ xúng xính áo quần đi du xuân, thì bạn – một chủ quán – lại đang đứng trong xó bếp, tay run rẩy vì rửa hàng chồng bát đĩa cao ngất, mắt nhòe đi vì nhân viên vừa nhắn tin xin nghỉ đột xuất? Phía ngoài sân, khách hàng đang hò hét vì chờ món quá lâu, còn trong túi bạn, dù tiền mặt thu vào rất nhiều nhưng khi nhẩm tính lại, lợi nhuận thực tế lại đang “bốc hơi” theo chi phí nhân công và nguyên liệu leo thang.
Đó không phải là kịch bản của một bộ phim kinh dị, mà là thực tế phũ phàng của rất nhiều anh chị em làm nghề F&B mỗi khi mùa Tết cận kề. Với kinh nghiệm vận hành chuỗi gà rán Street Food với gần 300 chi nhánh và điều phối nguồn nguyên liệu cho hàng ngàn đối tác tại Vũ Thiên Food, tôi đã chứng kiến không ít những “trận chiến” mùa Tết. Có người thắng đậm, nhưng cũng có người phải đóng cửa ngay sau mùng 10 vì kiệt sức và thua lỗ. Sự khác biệt nằm ở ba chữ: Khả năng vận hành.
1. Sai lầm ‘Hốt bạc’ và thực tế ‘Đốt tiền’ khi kinh doanh F&B mùa Tết
90% chủ quán mới vào nghề đều mang một tâm lý chung: “Tết là mùa hốt bạc”. Đúng là nhu cầu ăn uống, tụ tập của khách hàng tăng vọt, doanh thu có thể gấp 2, thậm chí gấp 5 lần ngày thường. Nhưng hãy cẩn thận, đây cũng chính là cái bẫy ngọt ngào nhất. Nếu không tỉnh táo, bạn không phải đang “hốt bạc” mà là đang “đốt tiền” và “đốt người” một cách khủng khiếp.
Sai lầm lớn nhất là chỉ nhìn vào con số doanh thu đổ về mỗi ngày mà quên mất chi phí vận hành ẩn phía sau. Hãy làm một phép tính đơn giản: Lương nhân viên ngày Tết thường tăng gấp 3 lần (300%). Giá nguyên vật liệu tại các chợ đầu mối hoặc nhà cung cấp nhỏ lẻ có thể tăng từ 20% đến 50%. Nếu bạn không điều chỉnh giá bán hoặc tối ưu quy trình, mỗi đơn hàng bán ra thực chất đang mang về mức lợi nhuận mỏng dính, thậm chí là âm vốn nếu tính thêm các chi phí hao hụt, hư hỏng do quá tải.
Nghiêm trọng hơn là rủi ro “đốt người”. Mùa Tết, cường độ làm việc của nhân viên tăng gấp bội. Một bạn nhân viên phục vụ bình thường chỉ chạy 10 bàn, nay phải gánh 30 bàn. Nếu không có sự chuẩn bị về tâm lý và chế độ đãi ngộ, sự kiệt sức sẽ dẫn đến làn sóng nghỉ việc hàng loạt ngay giữa cao điểm. Tôi đã từng thấy những quán ăn rất đông khách vào mùng 2, nhưng đến mùng 4 phải treo biển “Nghỉ bán” vì nhân viên đồng loạt tắt máy, bỏ về quê hoặc đơn giản là không thể trụ nổi áp lực.
Hệ lụy của việc “vỡ trận” không chỉ dừng lại ở tiền bạc. Khi quán quá tải, quy trình phục vụ bị phá vỡ: khách chờ lâu, món ra sai, thái độ nhân viên gắt gỏng. Trong thời đại mạng xã hội phát triển, chỉ cần vài bài đánh giá tiêu cực trên các hội nhóm review, thương hiệu mà bạn dày công xây dựng cả năm có thể sụp đổ chỉ trong vài ngày Tết. Doanh thu cao của một tuần Tết không bao giờ bù đắp nổi sự quay lưng của khách hàng trong suốt 358 ngày còn lại.
2. Bí quyết 1: Quản trị nhân sự – Đừng để nhân viên ‘bỏ cuộc giữa trận’
Trong ngành F&B, nhân sự là “linh hồn” của quán, và vào mùa Tết, họ chính là “pháo đài” bảo vệ doanh thu của bạn. Tuy nhiên, Tết cũng là lúc tâm lý nhân sự biến động mạnh nhất. Một bên là áp lực công việc khổng lồ, một bên là nỗi nhớ nhà, cảm giác tủi thân khi thấy bạn bè được đi chơi còn mình phải “cày ải”.
Để nhân viên không “bỏ cuộc giữa trận”, bạn cần có một chiến lược quản trị bằng cả cái tâm và cái tầm, bắt đầu ngay từ tháng 12 âm lịch:
Thấu hiểu và lập lộ trình rõ ràng
Đừng đợi đến mùng 1 mới thông báo lịch trực. Ngay từ giữa tháng Chạp, hãy ngồi lại với từng nhân viên. Hãy hỏi họ về nguyện vọng: Ai muốn về quê sớm, ai sẵn sàng ở lại làm xuyên Tết? Từ đó, xây dựng một bảng lịch trực công bằng. Việc cho nhân viên thấy sự chủ động và tôn trọng từ phía chủ quán sẽ giúp họ cảm thấy gắn kết hơn.
Chế độ đãi ngộ “đủ lực”
Lương x3 là quy định chung, nhưng để giữ chân người giỏi, bạn cần nhiều hơn thế. Tại chuỗi của tôi, chúng tôi áp dụng chính sách “Thưởng nóng theo hiệu suất ngày”. Ví dụ: Nếu doanh thu ngày hôm đó vượt mốc mục tiêu, toàn bộ ekip ca trực sẽ được thưởng ngay một khoản tiền mặt hoặc voucher. Những khoản thưởng nhỏ nhưng kịp thời này có tác dụng kích thích tinh thần cực lớn, giúp nhân viên quên đi mệt mỏi.
Chiến lược nhân sự dự phòng
Đừng bao giờ đặt cược toàn bộ vận hành vào đội ngũ nhân sự chính thức. Bạn cần tuyển dụng và đào tạo một nhóm nhân sự thời vụ (Part-time) ít nhất 2 tuần trước Tết. Nhóm này sẽ đảm nhận các công việc đơn giản như dọn bàn, rửa bát, chạy món, để nhân sự nòng cốt tập trung vào các khâu quan trọng như đứng bếp, pha chế hay thu ngân. Hãy nhớ: Đào tạo trước là chìa khóa. Đừng để đến lúc khách đông mới dạy nhân viên cách cầm khay hay cách dùng máy tính tiền.
Một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hiệu quả: Hãy chăm sóc cả bữa ăn cho nhân viên ngày Tết. Một mâm cơm tất niên ấm cúng hay những bữa ăn ca chất lượng sẽ khiến nhân viên cảm thấy quán như gia đình thứ hai, từ đó họ sẽ dốc sức cùng bạn vượt qua giai đoạn cao điểm.
3. Bí quyết 2: Tối ưu quy trình vận hành – Bạn chuẩn bị đón khách hay đón ‘vỡ trận’?
Nhiều chủ quán sai lầm khi nghĩ rằng Tết khách đông thì phải làm menu thật hoành tráng để khách có nhiều lựa chọn. Thực tế hoàn toàn ngược lại. Một menu quá dài chính là “kẻ thù” số một gây ra tình trạng vỡ trận trong bếp.
Thiết kế Menu rút gọn (Limited Menu)
Hãy áp dụng nguyên lý 80/20: Tập trung vào 20% các món ăn/đồ uống mang lại 80% doanh thu và có thời gian chế biến nhanh nhất. Việc rút gọn menu giúp:
- Giảm áp lực cho bộ phận bếp/pha chế vì không phải chuẩn bị quá nhiều loại nguyên liệu khác nhau.
- Tăng tốc độ ra món, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
- Dễ dàng kiểm soát tồn kho và giảm thiểu hao hụt nguyên liệu.
Ví dụ, nếu quán bạn có 50 món, hãy lọc ra 15 món “best-seller” và chỉ phục vụ danh sách này từ mùng 1 đến mùng 6 Tết. Khách hàng mùa Tết thường ưu tiên sự nhanh chóng và chất lượng ổn định hơn là sự đa dạng.
Quy trình phối hợp FOH và BOH
Sự kết nối giữa bộ phận phục vụ (Front-of-House) và bộ phận bếp (Back-of-House) cần được thiết lập chặt chẽ. Hãy chỉ định một người làm “Điều phối” (Runner) – người này không trực tiếp phục vụ hay nấu ăn mà chỉ đứng ở giữa để kiểm soát order, thúc giục bếp và đảm bảo món ăn được đưa đến đúng bàn. Người điều phối này giống như nhạc trưởng, giữ cho bản nhạc vận hành không bị lỗi nhịp.
Ứng dụng công nghệ để giảm sai sót
Nếu bạn vẫn đang ghi order bằng giấy và bút, khả năng cao bạn sẽ vỡ trận. Một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản trên máy tính bảng hoặc điện thoại sẽ giúp thông tin từ bàn chuyển thẳng xuống bếp trong tích tắc, tránh tình trạng mất bill, nhầm món hay quên thanh toán. Trong lúc dầu sôi lửa bỏng, công nghệ chính là “cánh tay phải” đắc lực nhất.
Kịch bản xử lý khủng hoảng
Hãy chuẩn bị sẵn các tình huống xấu nhất: Quán hết bàn, bếp hết nguyên liệu, khách phàn nàn vì chờ lâu… Hãy dạy nhân viên cách xin lỗi khéo léo và tặng kèm một món quà nhỏ (như đĩa trái cây hoặc voucher giảm giá cho lần sau) để xoa dịu khách hàng. Sự chân thành và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ biến một trải nghiệm tệ thành một điểm cộng về dịch vụ trong mắt khách.
4. Bí quyết 3: Kiểm soát dòng tiền – Đảm bảo lợi nhuận thực tế
Doanh thu là phù du, lợi nhuận mới là thực tế. Để không rơi vào cảnh “làm cho vui” hoặc “làm lỗ” mùa Tết, bạn phải cực kỳ sát sao với các con số.
Quản trị giá vốn hàng bán (COGS)
Giá nguyên liệu ngày Tết biến động theo từng giờ. Nếu bạn không có các nhà cung cấp chiến lược (như cách Vũ Thiên Food cam kết giá cho đối tác), bạn buộc phải dự trữ các mặt hàng khô, hàng đông lạnh từ sớm. Với hàng tươi sống, hãy ký hợp đồng số lượng lớn để giữ giá ổn định nhất có thể. Kiểm soát chặt chẽ định lượng từng món ăn để tránh tình trạng nhân viên “tiện tay” làm hao hụt nguyên liệu khi quán đông.
Bài toán chi phí nhân công
Như đã nói, lương nhân viên tăng gấp 3. Điều này có nghĩa là nếu chi phí nhân công bình thường chiếm 15% doanh thu, thì ngày Tết nó có thể vọt lên 30-40%. Bạn cần tính toán kỹ số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi ca. Đừng tuyển quá dư thừa vào những khung giờ thấp điểm, nhưng cũng đừng quá tiết kiệm vào khung giờ vàng. Hãy sử dụng nhân sự linh hoạt để tối ưu hóa chi phí này.
Chiến lược giá: Tăng hay không tăng?
Đây là câu hỏi đau đầu của nhiều chủ quán. Quan điểm của tôi là: Nên tăng giá hoặc thu thêm phí phục vụ (Surcharge), nhưng phải làm một cách khéo léo. Khách hàng hoàn toàn thông cảm cho việc tăng giá ngày Tết vì họ hiểu chi phí vận hành của bạn tăng cao. Tuy nhiên, hãy thông báo rõ ràng bằng một bảng thông báo nhỏ tại quầy hoặc trên menu. Mức tăng thường dao động từ 10% đến 20% là hợp lý. Tuyệt đối không “chặt chém” vô căn cứ, vì điều đó sẽ giết chết thương hiệu của bạn sau Tết.
Theo dõi dòng tiền hàng ngày
Đừng đợi hết Tết mới tổng kết sổ sách. Hãy dành 15 phút mỗi cuối ngày để kiểm tra: Doanh thu thực thu, chi phí nhập hàng trong ngày, chi phí nhân công. Việc theo dõi sát sao giúp bạn điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cho ngày hôm sau, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều khi qua cao điểm Tết.
5. Lập ‘Tấm bản đồ sống còn’ để thắng đậm mùa Tết
Để vận hành trơn tru, bạn cần kết hợp cả 3 yếu tố trên thành một kế hoạch tổng thể. Hãy coi đây là “tấm bản đồ” dẫn đường cho bạn qua cơn bão mùa Tết.
Checklist những việc cần làm ngay:
- Trước Tết 4 tuần: Chốt danh sách nhân sự trực Tết, tuyển thêm part-time, làm việc với nhà cung cấp về nguồn hàng và giá cả.
- Trước Tết 2 tuần: Đào tạo nhân sự mới, chạy thử menu rút gọn, kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị (máy pha cafe, bếp chiên, hệ thống điện nước).
- Trong Tết: Chủ quán đóng vai trò “Tổng chỉ huy”. Đừng sa đà vào việc bưng bê hay rửa bát trừ khi quá khẩn cấp. Vị trí của bạn là ở nơi có cái nhìn bao quát nhất để điều phối nhân sự và xử lý các tình huống phát sinh.
- Sau Tết (từ mùng 10): Tổ chức một buổi tiệc nhỏ cảm ơn nhân viên, tổng kết lợi nhuận và rút ra bài học kinh nghiệm.
Tư duy của một người quản lý chuyên nghiệp là giữ được cái đầu lạnh giữa một cái bếp nóng. Khi bạn bình tĩnh, nhân viên của bạn sẽ tự tin. Khi bạn có quy trình, mọi thứ sẽ vận hành như một cỗ máy được bôi trơn, dù áp lực có lớn đến đâu.
6. Giải đáp thắc mắc thường gặp khi vận hành quán ngày Tết
Hỏi: Làm thế nào để nhân viên không tự ý nghỉ việc ngày Tết?
Đáp: Ngoài lương thưởng, hãy tạo ra sự cam kết bằng văn bản và các khoản “thưởng hoàn thành mùa Tết”. Khoản thưởng này chỉ được chi trả vào mùng 10 Tết nếu nhân viên đi làm đầy đủ và đúng giờ theo lịch đã đăng ký.
Hỏi: Có nên đóng cửa bớt cơ sở để tập trung nguồn lực?
Đáp: Nếu bạn có chuỗi và nhân sự đang thiếu hụt trầm trọng, việc dồn quân về các cơ sở “key” (vị trí đắc địa, doanh thu cao) là một bước đi khôn ngoan. Thà làm tốt ở 1-2 điểm còn hơn vỡ trận ở tất cả các điểm.
Hỏi: Cách xử lý khi nhà cung cấp nguyên liệu nghỉ Tết đột xuất?
Đáp: Luôn có ít nhất 2 phương án dự phòng cho các mặt hàng thiết yếu. Hãy xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp lớn, có hệ thống kho bãi và vận chuyển xuyên Tết để đảm bảo nguồn hàng không bị đứt gãy.
Kinh doanh F&B mùa Tết là một cuộc đua marathon đầy thử thách nhưng cũng cực kỳ xứng đáng nếu bạn biết cách làm chủ cuộc chơi. Hy vọng những chia sẻ thực chiến này sẽ giúp anh chị em chủ quán có một mùa Tết “thắng đậm”, không chỉ về doanh thu mà còn về sự trưởng thành trong năng lực quản trị. Chúc các bạn một mùa kinh doanh Tết rực rỡ!
Xem video chi tiết kênh của Thảo tại đây: https://youtube.com/watch?v=OdFQsW5vgHk
Bài viết tiếp theo: https://thaofnb.vn/marketing-fb-3-bi-quyet-tang-doanh-thu-loi-nhuan-tren-app-food/
