Bạn đã bao giờ rơi vào cảnh quán xá lúc nào cũng nườm nượm khách, nhân viên chạy đôn chạy đáo không kịp thở, nhưng đến cuối tháng cộng sổ lại thì… huề vốn hoặc thậm chí là lỗ chưa? Tôi đã gặp rất nhiều anh chị chủ quán, nhìn bề ngoài thì cực kỳ thành công, sở hữu những “cỗ máy in tiền” đầy tiềm năng, nhưng thực tế lại đang gồng lỗ trong âm thầm.
Cảm giác đó giống như bạn đang chèo một con thuyền đầy khách nhưng dưới đáy lại có những lỗ thủng li ti mà bạn không hề hay biết. Nước cứ thế tràn vào, và dù bạn có chèo nhanh đến đâu, con thuyền vẫn cứ nặng nề và có nguy cơ chìm nghỉm. Với kinh nghiệm vận hành chuỗi nhượng quyền gần 300 chi nhánh, tôi hiểu rằng “đông khách” chỉ là điều kiện cần, còn “có lời” mới là điều kiện đủ để một mô hình F&B tồn tại bền vững. Hãy cùng tôi bóc tách 7 nguyên nhân cốt lõi khiến lợi nhuận của bạn “bốc hơi” dù quán vẫn đông nghịt người.
1. Giá vốn hàng bán (COGS) cao do thiếu định lượng chuẩn
Sai lầm kinh điển nhất của các chủ quán mới vào nghề là nấu ăn theo kiểu “ước lượng”. Một nhúm muối, một muỗng sốt, một miếng gà to hơn bình thường một chút… nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng trong ngành F&B, “sai một ly là đi một dặm”. Nếu không có một bảng định mức nguyên vật liệu (Recipe) chuẩn chỉnh, bạn đang ném tiền qua cửa sổ mỗi ngày mà không hề hay biết.
Hãy tưởng tượng, mỗi phần gà rán của bạn quy định là 150g, nhưng vì nhân viên làm theo cảm tính, mỗi miếng lại dôi ra khoảng 10g. Với một quán đông khách bán được 1.000 phần mỗi ngày, bạn đã thất thoát 10kg thịt. Nhân con số đó với 30 ngày và giá nhập kho, bạn sẽ thấy một khoản tiền khổng lồ biến mất chỉ vì thiếu cái cân tiểu ly hoặc một quy trình đào tạo nghiêm ngặt.
Trong vận hành thực chiến, tỷ lệ giá vốn hàng bán (COGS) lý tưởng thường nằm trong khoảng 25-35% giá bán. Nếu con số này vọt lên trên 40%, bạn đang làm từ thiện cho khách hàng chứ không phải kinh doanh. Để kiểm soát điều này, tôi luôn yêu cầu các chi nhánh phải có bộ công cụ đo lường chuẩn: từ cái muỗng múc sốt, cái cân điện tử cho đến việc kiểm tra size phần ăn định kỳ. Đừng để sự hào phóng sai chỗ của nhân viên hay sự cẩu thả trong khâu chuẩn bị “ăn mòn” lợi nhuận của bạn.
Cách duy trì tỷ lệ COGS lý tưởng:
- Xây dựng bảng Recipe chi tiết đến từng gram, từng ml cho mọi món trong menu.
- Đào tạo nhân viên sử dụng dụng cụ đo lường chuẩn, tuyệt đối không dùng tay “bốc” hay mắt “nhìn”.
- Thường xuyên đối soát lượng nguyên liệu tiêu hao thực tế với lượng bán ra trên phần mềm quản lý.
2. Lãng phí nguyên vật liệu và thất thoát trong quản lý kho
Kho hàng trong quán F&B giống như một dòng sông, nếu không lưu thông tốt, nó sẽ trở thành “ao tù nước đọng” và làm tiêu hao nguồn vốn của bạn. Nhiều chủ quán thường mắc sai lầm là nhập hàng quá nhiều vì ham rẻ hoặc sợ thiếu, dẫn đến việc nguyên liệu bị hỏng, hết hạn trước khi kịp sử dụng.
Nguyên tắc vàng trong quản lý kho là FIFO (First In, First Out – Nhập trước xuất trước). Tuy nhiên, thực tế tại các quán, nhân viên thường có thói quen tiện tay lấy những bao hàng mới nhập ở ngoài cùng, để mặc những bao hàng cũ nằm sâu trong góc tối của tủ đông hay kệ bếp. Kết quả là gì? Hàng cũ hết hạn phải vứt bỏ, và đó chính là tiền mặt của bạn đang bị ném vào thùng rác.
Bên cạnh đó, vấn đề gian lận của nhân viên cũng là một “nỗi đau” âm ỉ. Một vài chai nước ngọt “uống chùa”, một vài kg thịt mang về nhà… nếu không có quy trình kiểm kê định kỳ, những mất mát nhỏ này sẽ tích tụ thành một lỗ hổng lớn. Tôi luôn khuyên các chủ quán phải thực hiện kiểm kê kho hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần. Việc đối soát giữa tồn kho thực tế và số liệu trên phần mềm sẽ giúp bạn phát hiện ngay lập tức những điểm bất thường để xử lý kịp thời.
Ví dụ thực tế: Một chi nhánh của tôi từng bị sụt giảm lợi nhuận dù doanh thu tăng 20%. Sau khi kiểm tra kho đột xuất, chúng tôi phát hiện ra nhân viên kho đã không bảo quản rau củ đúng cách, dẫn đến tỷ lệ hủy hàng lên tới 15% mỗi ngày. Chỉ cần điều chỉnh lại quy trình lưu kho và nhiệt độ tủ mát, lợi nhuận đã quay trở lại ngay tháng sau đó.
3. Sai lầm trong chiến lược định giá và thiết kế Menu
Bạn định giá món ăn dựa trên cái gì? Nếu câu trả lời là “thấy quán đối diện bán 50k nên tôi bán 45k cho cạnh tranh”, thì bạn đang tự sát. Định giá mà không dựa trên cấu trúc chi phí thực tế (gồm giá vốn, nhân công, mặt bằng, điện nước…) là con đường ngắn nhất dẫn đến tình trạng “làm nhiều nhưng không thấy tiền đâu”.
Một menu quá dài cũng là một cái bẫy. Nhiều chủ quán nghĩ rằng thực đơn càng đa dạng thì càng dễ chiều lòng khách. Nhưng thực tế, menu càng dài thì danh mục nguyên liệu tồn kho càng lớn, áp lực lên đầu bếp càng cao và khách hàng lại càng khó lựa chọn. Hãy học cách ứng dụng Menu Engineering (Kỹ thuật thiết kế thực đơn) để phân loại món ăn thành các nhóm: Ngôi sao (lợi nhuận cao, bán chạy), Bò sữa (lợi nhuận thấp, bán chạy), Chó hoang (lợi nhuận thấp, bán chậm) và Câu đố (lợi nhuận cao, bán chậm).
Mục tiêu của bạn là phải tập trung đẩy mạnh những món “Ngôi sao”. Đôi khi, việc dũng cảm loại bỏ 30% những món ít người gọi nhưng lại đòi hỏi nguyên liệu riêng biệt sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí vận hành đáng kể và làm cho căn bếp trở nên gọn gàng, hiệu quả hơn rất nhiều.
4. Chi phí nhân sự không tương xứng với năng suất lao động
Nhân sự luôn là bài toán đau đầu nhất trong ngành dịch vụ. Bạn có bao giờ thấy cảnh giờ cao điểm thì nhân viên chạy không kịp thở, khách than phiền vì chờ lâu, nhưng đến giờ thấp điểm thì 5-7 nhân viên ngồi lướt điện thoại chưa? Đó chính là sự lãng phí năng suất lao động.
Việc sắp xếp ca làm việc (Scheduling) không hợp lý là nguyên nhân khiến chi phí lương trên doanh thu tăng cao. Thay vì thuê quá nhiều nhân viên toàn thời gian (Full-time), hãy linh hoạt sử dụng nhân viên bán thời gian (Part-time) cho các khung giờ cao điểm. Bên cạnh đó, việc thiếu đào tạo bài bản khiến nhân viên làm việc chồng chéo, một việc hai người làm hoặc làm sai phải sửa lại, đều gây lãng phí thời gian và tiền bạc.
Tôi thường áp dụng mô hình “nhân viên đa năng”. Một bạn phục vụ cũng có thể hỗ trợ pha chế cơ bản, một bạn phụ bếp cũng có thể ra hỗ trợ dọn bàn khi cần thiết. Khi năng suất lao động được tối ưu, bạn không cần một đội ngũ quá đông đảo mà vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ tuyệt vời. Hãy nhớ: “Ít nhưng tinh” luôn tốt hơn “đông nhưng tạp”.
5. Bẫy khuyến mãi và chi phí Marketing thiếu kiểm soát
Khuyến mãi giống như một liều thuốc kích thích. Nó giúp quán của bạn đông khách ngay lập tức, nhưng nếu dùng quá liều, nó sẽ gây nghiện và tàn phá cơ thể. Nhiều chủ quán vì áp lực doanh số đã liên tục tung ra các chương trình “Mua 1 tặng 1”, “Giảm giá 50%”. Hệ quả là khách hàng chỉ đến khi có deal, và khi bạn quay về giá gốc, họ cũng “bay màu” theo các chương trình giảm giá của quán khác.
Đặc biệt, trong thời đại của các ứng dụng giao hàng như Grab, ShopeeFood, mức chiết khấu 20-30% trên mỗi đơn hàng cộng với các chi phí chạy quảng cáo trên app có thể “ngốn” sạch lợi nhuận của bạn. Nếu giá vốn của bạn là 35%, chiết khấu app 25%, chi phí vận hành 25%, thì bạn chỉ còn lại 15% để chi trả cho mặt bằng và các chi phí khác. Rất nhiều quán càng bán trên app càng lỗ mà không hề hay biết vì chỉ nhìn vào con số doanh thu đổ về tài khoản.
Thay vì giảm giá sâu, hãy tập trung vào việc gia tăng giá trị cho khách hàng. Tặng một món tráng miệng nhỏ, tích điểm thành viên hoặc tạo ra những trải nghiệm độc đáo tại quán sẽ giúp bạn giữ chân khách hàng bền vững hơn. Hãy đo lường ROI (tỷ suất hoàn vốn) cho mỗi chiến dịch Marketing. Nếu bỏ ra 10 triệu quảng cáo mà chỉ thu về doanh thu tương ứng nhưng lợi nhuận ròng lại âm, thì đó là một chiến dịch thất bại.
6. Thiếu quy trình vận hành chuẩn (SOP) gây sai sót
Tại sao các chuỗi lớn như McDonald’s hay Starbucks có thể mở hàng ngàn cửa hàng mà chất lượng vẫn đồng nhất? Câu trả lời nằm ở SOP (Standard Operating Procedure – Quy trình vận hành tiêu chuẩn). Trong khi đó, nhiều quán nhỏ vận hành theo kiểu “truyền miệng”. Chủ quán có mặt thì làm tốt, chủ quán đi vắng là mọi thứ loạn cào cào.
Thiếu SOP dẫn đến hàng loạt sai sót: nhân viên order nhầm món, bếp làm sai yêu cầu của khách, thanh toán nhầm tiền… Mỗi món ăn bị hủy do làm sai không chỉ mất đi giá vốn nguyên liệu mà còn làm mất đi niềm tin của khách hàng. Chi phí để tìm kiếm một khách hàng mới đắt gấp 5-7 lần chi phí để giữ chân một khách hàng cũ. Nếu dịch vụ của bạn kém do vận hành lỏng lẻo, bạn đang ném tiền marketing xuống biển vì khách đến một lần rồi “cạch mặt” luôn.
Hãy xây dựng bộ quy trình từ khâu đón khách, order, chế biến, phục vụ cho đến khi thanh toán và tiễn khách. Mọi thứ phải rõ ràng, dễ hiểu để ngay cả một nhân viên mới vào làm cũng có thể thực hiện đúng. Sự ổn định chính là chìa khóa để tạo nên lợi nhuận bền vững trong F&B.
7. Dòng tiền và các chi phí ẩn trong vận hành hàng ngày
Cuối cùng, hãy nói về những “con mọt” đục khoét túi tiền của bạn một cách thầm lặng: chi phí ẩn. Đó là hóa đơn tiền điện tăng vọt do nhân viên quên tắt điều hòa, là hàng ngàn chiếc túi nilon, khăn giấy bị lãng phí, là chi phí sửa chữa thiết bị do không được bảo trì định kỳ.
Nhiều chủ quán quản lý dòng tiền rất lỏng lẻo, lấy tiền túi chi cho quán rồi lại lấy tiền quán chi cho cá nhân. Đến khi cần nhập hàng số lượng lớn để hưởng chiết khấu hoặc cần sửa sang lại quán thì lại thấy hụt hơi về tài chính. Việc không tách bạch giữa dòng tiền cá nhân và kinh doanh, cộng với việc không kiểm soát các chi phí vật tư tiêu hao, sẽ khiến bạn luôn rơi vào trạng thái “có tiếng mà không có miếng”.
Lời khuyên của tôi: Hãy sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng để minh bạch hóa mọi khoản chi, dù là nhỏ nhất. Hãy đặt ra định mức cho các chi phí điện nước, vật tư và có chế độ thưởng phạt rõ ràng cho nhân viên trong việc tiết kiệm tài nguyên của quán.
Lời kết
Kinh doanh F&B không phải là một màu hồng của những quán xá lung linh và đông đúc. Đó là một cuộc chiến của những con số, của sự tỉ mỉ và kỷ luật trong vận hành. Nếu bạn đang gặp tình trạng quán đông nhưng không có lời, đừng vội nản lòng. Hãy dành một khoảng lặng để rà soát lại 7 nguyên nhân trên. Đôi khi, chỉ cần siết lại định lượng, tối ưu lại nhân sự hoặc cắt bỏ những khoản chi phí ẩn vô lý, lợi nhuận của bạn sẽ tăng trưởng một cách bất ngờ.
Đừng chỉ là một người chủ quán bận rộn, hãy là một nhà quản trị thông minh. Nếu bạn cần một lộ trình cụ thể hơn để tối ưu hóa lợi nhuận cho quán của mình, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra lại bảng định mức nguyên vật liệu ngay ngày hôm nay. Chúc các bạn kinh doanh thành công và bền vững!
