Có bao giờ bạn đứng trước một mặt bằng đẹp lung linh, tưởng tượng ra cảnh khách xếp hàng nườm nượp, rồi tặc lưỡi ký hợp đồng ngay vì sợ người khác nẫng tay trên? Tôi đã từng như thế, và cái giá phải trả cho sự vội vã đó là hàng trăm triệu đồng tan thành mây khói chỉ sau vài tháng. 8 năm lăn lộn trong ngành F&B, từ một quán nhỏ lẻ đến khi vận hành chuỗi nhượng quyền gần 300 chi nhánh, tôi nhận ra rằng: Trong nghề này, nhiệt huyết thôi là chưa đủ, đôi khi chính sự thiếu hiểu biết sẽ biến đam mê của bạn thành một “hố đen” hút tiền không đáy.
Nhiều người nhìn vào sự thành công của các chuỗi lớn và nghĩ rằng mở quán ăn, tiệm cà phê là việc “dễ ăn”. Nhưng sự thật là có đến 90% quán mới đóng cửa ngay trong năm đầu tiên. Tại sao lại như vậy? Dưới đây là 12 sai lầm đắt giá mà tôi đã đúc kết được từ chính những lần “ngã ngựa” và những bài học xương máu của mình.
1. Sai lầm khi chọn mặt bằng và thẩm định vị trí kinh doanh
Sai lầm đầu tiên và cũng là sai lầm “chí mạng” nhất chính là chọn mặt bằng dựa trên cảm tính. Tôi từng thấy nhiều bạn trẻ thuê một căn nhà cũ kỹ trong hẻm sâu vì thấy nó “chill”, phù hợp với gu thẩm mỹ cá nhân, rồi hy vọng khách hàng sẽ tự tìm đến. Thực tế phũ phàng lắm, nếu khách hàng không nhìn thấy bạn, họ sẽ không tồn tại. Mặt bằng giống như hơi thở của quán; nếu vị trí tồi, bạn đang tự bóp nghẹt chính mình ngay từ ngày khai trương.
Bẫy giá thuê rẻ và vị trí khuất
Nhiều người ham rẻ, chọn những vị trí khuất, không có vỉa hè hoặc nằm trên đường một chiều với dải phân cách cứng. Họ tự nhủ: “Mình sẽ làm Marketing thật mạnh để kéo khách vào”. Nhưng bạn có biết chi phí để kéo một người khách vào con hẻm sâu gấp 5-7 lần so với việc đón một người khách vãng lai đi ngang qua mặt phố? Đừng để cái bẫy “giá rẻ” đánh lừa, vì số tiền bạn tiết kiệm được từ tiền thuê nhà sẽ sớm bị đốt sạch vào quảng cáo mà hiệu quả vẫn bấp bênh.
Bỏ qua các yếu tố hạ tầng và pháp lý
Tôi từng chứng kiến một người bạn thuê mặt bằng rất đẹp, nhưng khi đi vào vận hành mới tá hỏa vì hệ thống điện không chịu nổi tải của 3 cái tủ đông và dàn bếp công nghiệp. Hay đau đớn hơn là chuyện không có chỗ để xe. Khách đến ăn bát phở 50.000đ mà phải loay hoay tìm chỗ gửi xe mất 10.000đ và đi bộ 200m thì chắc chắn họ sẽ không quay lại lần hai. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ hiện trạng thoát nước và lối thoát hiểm. Một trận mưa ngập lụt hay một biên bản kiểm tra phòng cháy chữa cháy không đạt yêu cầu có thể khiến bạn phải đóng cửa quán ngay lập tức.
Kinh nghiệm đàm phán hợp đồng thuê
Đừng bao giờ ký hợp đồng khi chưa rõ ràng về thời hạn thuê, biên độ tăng giá và quyền được sang nhượng. Tôi luôn khuyên anh em phải đàm phán được thời gian sửa chữa miễn phí ít nhất 15-30 ngày. Đặc biệt, hãy chú ý đến điều khoản bồi thường nếu chủ nhà đòi lại mặt bằng trước hạn. Đừng để tình trạng bạn vừa đầu tư tiền tỷ vào decor, quán vừa bắt đầu có khách thì chủ nhà đòi lại để… cho người nhà làm hoặc tăng giá gấp đôi.
2. Quản lý dòng tiền và những “chi phí tàng hình” dễ bị bỏ qua
Dòng tiền trong F&B giống như máu trong cơ thể. Máu ngừng chảy thì tim ngừng đập. Sai lầm phổ biến nhất của các chủ quán mới là dồn hết vốn liếng vào việc đặt cọc mặt bằng và trang trí quán, để rồi khi khai trương xong thì… trắng túi.
Cái bẫy vốn lưu động
Bạn cần phải dự phòng một nguồn vốn lưu động đủ để vận hành quán trong ít nhất 6 tháng đầu, ngay cả khi không có một người khách nào. Tiền lương nhân viên, tiền điện nước, tiền nguyên liệu… tất cả đều phải chi trả đều đặn. Nếu không có quỹ dự phòng này, chỉ cần một tháng vắng khách là bạn sẽ rơi vào trạng thái hoảng loạn, dẫn đến những quyết định sai lầm như cắt giảm chất lượng món ăn để tiết kiệm chi phí – một hành động “tự sát” trong kinh doanh.
Nhầm lẫn giữa doanh thu và lợi nhuận
Cuối ngày cầm 10 triệu đồng tiền mặt trong tay, nhiều chủ quán hí hửng nghĩ mình đã lãi to và sẵn sàng chi tiêu cá nhân quá tay. Nhưng đó là doanh thu, không phải lợi nhuận. Trong 10 triệu đó, có 3.5 triệu tiền nguyên liệu, 1.5 triệu tiền nhân công, 1 triệu tiền mặt bằng, 500 nghìn tiền điện nước… Lợi nhuận thực tế có khi chỉ còn chưa đầy 2 triệu. Nếu không tách bạch tài chính cá nhân và tài chính cửa hàng, bạn sẽ sớm rơi vào cảnh “tiền vào cửa trước, tiền ra cửa sau” mà không hiểu tại sao mình làm lụng vất vả mà vẫn nợ nần.
Những chi phí ẩn không tên
Có những khoản chi mà nếu không làm thực chiến, bạn sẽ chẳng bao giờ tính đến: Tiền bát đĩa vỡ, tiền rau củ héo phải bỏ đi, tiền bảo trì máy pha cà phê, hay cả những khoản “quan hệ đối ngoại” với địa phương. Những con số này nhìn qua thì nhỏ, nhưng cộng dồn lại mỗi tháng có thể chiếm đến 5-10% tổng chi phí vận hành.
3. Khủng hoảng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và giữ chân người tài
Làm F&B là làm nghề dịch vụ, mà dịch vụ thì con người là yếu tố then chốt. Thế nhưng, nhân sự lại là bài toán đau đầu nhất. Bạn có thể có món ăn ngon nhất thế giới, nhưng nếu nhân viên phục vụ với thái độ lồi lõm, khách hàng cũng sẽ một đi không trở lại.
Tuyển dụng ồ ạt và thiếu tiêu chuẩn
Sai lầm của tôi ngày đầu là cứ thấy ai cần việc là nhận, không có bản mô tả công việc (JD) rõ ràng, cũng chẳng cần biết họ có phù hợp với văn hóa của mình không. Kết quả là nhân viên làm việc chồng chéo, tị nạnh nhau và thường xuyên xảy ra xung đột. Hãy nhớ: Tuyển chậm nhưng sa thải nhanh. Bạn cần những người có thái độ tốt hơn là những người có kỹ năng giỏi nhưng cái tôi quá lớn.
Sai lầm “người cũ dạy người mới”
Nhiều chủ quán phó mặc việc đào tạo cho nhân viên cũ. Đây là cách nhanh nhất để “nhân bản” những thói quen xấu và sai sót. Nếu không có giáo trình đào tạo chuẩn, mỗi nhân viên sẽ làm một kiểu. Hôm nay khách ăn thấy mặn, mai lại thấy nhạt vì mỗi người nêm nếm theo cảm tính. Bạn cần có một quy trình đào tạo bài bản, từ cách chào khách, cách bưng bê đến cách xử lý khi khách phàn nàn.
Khi nhân sự chủ chốt “dứt áo ra đi”
Nỗi kinh hoàng của chủ quán là sáng ngủ dậy nhận được tin nhắn: “Anh/chị ơi, em xin nghỉ” từ đầu bếp chính hoặc bar trưởng. Nếu bạn quá phụ thuộc vào một cá nhân mà không có quy trình hóa công thức, quán của bạn sẽ tê liệt ngay lập tức. Giải pháp là gì? Hãy biến mọi công thức thành định lượng chính xác (gram, ml) để bất kỳ ai cũng có thể nấu ra hương vị đó nếu tuân thủ đúng quy trình.
4. Vận hành thiếu quy trình chuẩn (SOP) và hệ lụy thất thoát
Tại sao các chuỗi lớn như gà rán hay cà phê thương hiệu toàn cầu có thể mở hàng nghìn cửa hàng mà chất lượng vẫn giống nhau? Câu trả lời nằm ở SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn). Thiếu SOP, quán của bạn giống như một con thuyền không bánh lái giữa biển khơi.
Thất thoát nguyên vật liệu – “Lỗ hổng” không đáy
Nếu không có định lượng chi tiết cho từng món ăn, bạn đang tự mở cửa cho sự gian lận và lãng phí. Một muỗng sốt múc quá tay, một miếng gà cắt quá to, hay đơn giản là nhân viên “quên” không bấm máy khi bán cho người quen… tất cả đều là tiền của bạn. Tôi từng phát hiện một chi nhánh thất thoát hàng chục triệu mỗi tháng chỉ vì nhân viên bếp không tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước (FIFO), dẫn đến việc nguyên liệu hết hạn phải đổ bỏ hàng loạt.
Sự phụ thuộc vào chủ quán
Nếu bạn không thể rời quán quá 2 tiếng mà không có cuộc gọi cầu cứu từ nhân viên, nghĩa là bạn đang “làm thuê” cho chính mình chứ không phải kinh doanh. Một hệ thống vận hành tốt là khi không có chủ ở đó, mọi thứ vẫn chạy trơn tru. Để làm được điều này, bạn cần ứng dụng công nghệ ngay từ đầu. Phần mềm POS không chỉ để in hóa đơn, nó là công cụ để bạn quản lý kho, theo dõi doanh thu theo thời gian thực và kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên từ xa.
5. Cái bẫy Marketing: Làm theo sở thích thay vì thấu hiểu khách hàng
Nhiều người mở quán vì họ thích món đó, vì họ thấy món đó đang “hot” trên mạng. Nhưng kinh doanh không phải là trò chơi của sở thích cá nhân, đó là bài toán đáp ứng nhu cầu thị trường.
Menu “tham lam” và định vị sai
Bạn muốn bán tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người? Đó là cách nhanh nhất để không ai nhớ đến bạn. Một quán cà phê bán cả bún đậu mắm tôm, trà sữa lẫn pizza sẽ khiến khách hàng bối rối. Hãy tập trung vào một nhóm khách hàng mục tiêu nhất định và làm tốt nhất có thể cho nhóm đó. Đừng cố gắng làm hài lòng tất cả, vì cuối cùng bạn sẽ chẳng làm hài lòng được ai.
Đốt tiền vào quảng cáo khi chưa sẵn sàng
Tôi thấy nhiều bạn bỏ ra vài chục triệu chạy quảng cáo Facebook, TikTok ngay tuần đầu khai trương. Khách kéo đến đông nghịt, nhưng vì quy trình chưa chuẩn, nhân viên lúng túng, món ra chậm, đồ ăn nguội lạnh. Kết quả là gì? Bạn đang bỏ tiền ra để mời hàng nghìn người đến xem sự yếu kém của mình. Marketing chỉ là đòn bẩy; nếu sản phẩm và dịch vụ của bạn là số 0, thì đòn bẩy càng mạnh, bạn càng nhanh chóng thất bại.
Bỏ quên khách hàng cũ
Tìm kiếm một khách hàng mới tốn kém gấp 5 lần so với việc giữ chân một khách hàng cũ. Đừng mải mê chạy theo những con số ảo trên mạng xã hội mà quên mất những người khách đang ngồi tại quán. Một lời hỏi thăm, một món quà nhỏ vào ngày sinh nhật hay đơn giản là ghi nhớ sở thích của khách sẽ tạo nên một cộng đồng trung thành – “lá chắn” vững chắc nhất cho quán của bạn trước những biến động thị trường.
6. Lời khuyên từ Thảo: Tư duy đúng để trụ vững trong ngành F&B
Sau tất cả những thăng trầm, tôi nhận ra rằng ngành F&B không dành cho những tâm hồn mơ mộng thiếu thực tế. Để trụ vững, bạn cần một cái đầu lạnh và một trái tim nóng.
- Đừng chạy theo trend: Những món ăn xu hướng có thể mang lại doanh thu đột biến nhưng thường “sớm nở tối tàn”. Hãy xây dựng một nền tảng sản phẩm cốt lõi vững chắc trước khi muốn thử nghiệm những thứ mới mẻ.
- Lắng nghe để cải tiến: Đừng bao giờ tự ái trước những phản hồi tiêu cực của khách hàng. Mỗi lời chê bai là một cơ hội để bạn nhìn ra lỗ hổng trong vận hành. Hãy cảm ơn những khách hàng dám nói thẳng, vì họ chính là những người giúp quán của bạn tốt lên mỗi ngày.
- Tư duy “Kinh doanh là phục vụ”: Trong ngành này, sự kiên trì là chìa khóa sống còn. Sẽ có những ngày mưa gió vắng khách, có những lúc nhân sự biến động, nhưng nếu bạn giữ vững tinh thần phục vụ tận tâm, khách hàng sẽ không bao giờ bỏ rơi bạn.
Kinh doanh F&B là một cuộc marathon dài hơi, không phải là một đường chạy nước rút. Hy vọng những chia sẻ từ những vấp ngã thực tế của tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn đa chiều hơn và tránh được những “hố đen” tài chính không đáng có. Nếu bạn đang ấp ủ dự định khởi nghiệp hoặc đang loay hoay với quán của mình, hãy dừng lại một chút để rà soát lại hệ thống. Đừng để đến khi “tiền mất tật mang” mới bắt đầu đi tìm bài học.
Bạn đang gặp khó khăn ở khâu nào trong 12 sai lầm trên? Hãy để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với Thảo để cùng thảo luận và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho mô hình kinh doanh của bạn nhé!
